Kosten van logies, spijzen en dranken: een complex BTW-verhaal

De behandeling van BTW op logies-, spijs- en drankkosten is een ingewikkeld onderwerp voor veel ondernemers. Over het algemeen geldt een belangrijk principe: deze kosten zijn niet aftrekbaar voor BTW-doeleinden.

De hoofdregel: niet-aftrekbaarheid

Artikel 45, §3 van het Belgische BTW-Wetboek bepaalt dat de BTW op spijzen en dranken in beginsel niet kan worden afgetrokken. Dit geldt ook voor logieskosten. De reden: deze uitgaven worden als consumptie beschouwd, niet als bedrijfskosten die direct verband houden met een BTW-plichtige prestatie.

Er zijn echter twee belangrijke uitzonderingen:

Uitzondering 1: Personeel dat buiten de onderneming werkt

De BTW op logies-, spijs- en drankkosten is aftrekbaar als deze gemaakt worden voor personeel dat buiten de onderneming belast is met een levering van goederen of een dienstverrichting. Voorbeelden:

• Hotel- en restaurantkosten van vrachtwagenbestuurders en begeleiders tijdens leveringen.
• Kosten van arbeiders die op locatie machines monteren of gebouwen optrekken voor klanten.
• Kosten gemaakt door een productiemaatschappij voor personeel dat een film produceert voor een derde partij.

Let op: de BTW-aftrek is uitgesloten voor kosten zoals:

• Kosten van handelsvertegenwoordigers of bedienden tijdens klantenprospectie zonder onmiddellijke levering.
• Kosten van een loontrekkende boekhouder voor verplaatsingen om filialen te controleren.
• Kosten voor maaltijden van personeelsfeesten in restaurants of hotels.
• Traktaties van leveranciers aan klanten in een café.

Uitzondering 2: Belastingplichtigen die zelf dezelfde diensten leveren

Belastingplichtigen die zelf logies- en restaurantdiensten tegen betaling aanbieden, mogen de BTW op dergelijke kosten aftrekken. Dit geldt bijvoorbeeld voor organisatoren van conferenties, seminars of congressen die deze kosten, inclusief spijzen en dranken, als aparte post en tegen een afzonderlijke prijs doorfactureren.

Doorfactureren versus doorrekenen: het cruciale verschil

Doorfactureren: Wanneer een ondernemer kosten van spijzen en dranken doorfactureert (in eigen naam en voor eigen rekening) als onderdeel van een dienst die hij zelf levert, kan hij de BTW op die spijzen en dranken volledig aftrekken. Dit gebeurt vaak wanneer de kosten deel uitmaken van een complexe prestatie, zoals bij de organisatie van een congres waarbij maaltijden zijn inbegrepen en apart worden vermeld op de factuur aan de deelnemer.

Doorrekenen: Bij het doorrekenen van kosten is er sprake van een eenvoudige kostendoorberekening zonder dat de ondernemer zelf de dienst levert. De ondernemer treedt enkel op als doorgeefluik. In dit geval is de BTW op de doorgerekende spijzen en dranken niet aftrekbaar.

Recente rechtspraak

Het Hof van Beroep van Brussel heeft op 9 april 2024 een arrest gewezen dat de toepassing van deze regels verder verduidelijkt. Een goed begrip van het verschil tussen doorfactureren en doorrekenen helpt ondernemers BTW-aftrek optimaliseren en onnodige BTW-lasten vermijden.